Khi thuê văn phòng tại các tòa nhà thương mại, bên cạnh chi phí mặt bằng và phí dịch vụ, nhiều doanh nghiệp thường gặp thêm một khoản chi không nhỏ: phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng. Đây là khoản phí áp dụng khi doanh nghiệp hoạt động ngoài khung giờ hành chính (thường sau 18h hoặc vào cuối tuần, ngày lễ), và mức thu có thể khác nhau đáng kể giữa các tòa nhà cũng như giữa hai thành phố lớn là TP.HCM và Hà Nội.
Vậy sự khác biệt trong chính sách tính phí ngoài giờ giữa hai thị trường này nằm ở đâu? Yếu tố nào khiến mức giá chênh lệch? Và đâu là những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp thương lượng hiệu quả hơn trong hợp đồng thuê? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện về phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng, từ góc độ thực tế vận hành đến các yếu tố tác động chi phí tại từng khu vực.
Khái quát về phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng tại các tòa nhà thương mại
Trong thị trường văn phòng hiện nay, đặc biệt là tại các tòa nhà thương mại hạng A và B, phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng đang trở thành một trong những khoản chi phí phụ đáng lưu ý. Đây là chi phí phát sinh khi doanh nghiệp có nhu cầu hoạt động ngoài khung giờ hành chính tiêu chuẩn (thường là từ 8h–18h các ngày trong tuần). Việc hiểu rõ cơ chế áp dụng, cách tính và lý do của khoản phí này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc thương lượng hợp đồng và kiểm soát tổng chi phí thuê thực tế.
Khái quát về phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng tại các tòa nhà thương mại
Phí làm ngoài giờ được tính khi nào và bao gồm những gì
Thông thường, phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng sẽ được tính khi doanh nghiệp sử dụng không gian làm việc sau giờ hành chính, cuối tuần hoặc ngày lễ. Mức phí này chủ yếu bao gồm chi phí vận hành hệ thống điều hòa trung tâm, chiếu sáng khu vực chung, an ninh, và nhân sự hỗ trợ kỹ thuật nếu có yêu cầu.
Cách tính có thể theo giờ (VD: 500.000 – 1.000.000 VNĐ/giờ), theo block thời gian (VD: 2 giờ, 4 giờ), hoặc theo yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Một số tòa nhà còn áp dụng biểu phí riêng cho từng tầng hoặc từng khu vực. Việc nắm rõ cách tính ngay từ đầu là điều cần thiết để không bị phát sinh chi phí bất ngờ.
Tại sao các tòa nhà lại áp dụng phí làm ngoài giờ
Lý do chính khiến các tòa nhà thương mại áp dụng phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng là để bù đắp chi phí vận hành phát sinh ngoài lịch trình thông thường. Sau giờ làm việc, hầu hết hệ thống kỹ thuật như điều hòa, thang máy, đèn chiếu sáng khu vực chung… đều được chuyển sang chế độ tiết kiệm năng lượng. Khi một hoặc vài doanh nghiệp yêu cầu sử dụng ngoài giờ, tòa nhà phải khởi động lại toàn bộ hệ thống, dẫn đến chi phí điện năng và nhân lực tăng cao.
Ngoài ra, việc thu phí này cũng nhằm duy trì trật tự và đảm bảo tính công bằng cho các khách thuê khác – đặc biệt trong những tòa nhà có nhiều doanh nghiệp cùng hoạt động trong một không gian chung.
Những doanh nghiệp thường bị ảnh hưởng bởi khoản phí này
Phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng thường ảnh hưởng nhiều đến các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình linh hoạt, có khung giờ làm việc mở rộng như công ty công nghệ, agency truyền thông, startup, call center, hoặc các đơn vị phục vụ thị trường quốc tế theo múi giờ khác.
Ngoài ra, các doanh nghiệp trong giai đoạn triển khai dự án gấp, cần tăng ca, hoặc tổ chức các buổi đào tạo, hội thảo nội bộ vào cuối tuần cũng thường xuyên phát sinh khoản chi này. Nếu không được thương lượng trước trong hợp đồng, phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng có thể trở thành gánh nặng tài chính, nhất là trong dài hạn.
So sánh phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng tại TP.HCM và Hà Nội theo khu vực và phân khúc
Tại hai trung tâm kinh tế lớn của cả nước – TP.HCM và Hà Nội – mức phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng có sự khác biệt rõ rệt, không chỉ phụ thuộc vào phân khúc tòa nhà mà còn bị chi phối bởi vị trí địa lý, chính sách quản lý và đặc điểm vận hành từng khu vực. Việc so sánh chi tiết theo từng cấp độ giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn phù hợp với nhu cầu hoạt động và ngân sách.
So sánh phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng tại TP.HCM và Hà Nội theo khu vực và phân khúc
Mức phí trung bình tại các tòa nhà hạng A, B ở TP.HCM
Tại TP.HCM, đặc biệt ở khu vực trung tâm như Quận 1, Quận 3, các tòa nhà hạng A có mức phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng dao động từ 800.000 đến 1.200.000 VNĐ/giờ, tùy theo quy mô mặt bằng và yêu cầu sử dụng (ví dụ: có điều hòa hay chỉ chiếu sáng). Đối với các tòa nhà hạng B, con số này thường thấp hơn, từ 400.000 đến 700.000 VNĐ/giờ.
Đáng chú ý, nhiều tòa nhà tại TP.HCM áp dụng chính sách tính phí linh hoạt theo block thời gian (2 tiếng, 4 tiếng…) hoặc hỗ trợ miễn phí ngoài giờ nhất định cho khách thuê lâu dài, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc tối ưu chi phí vận hành ngoài khung giờ hành chính.
Chi phí làm ngoài giờ tại các quận trung tâm và ngoài trung tâm Hà Nội
Tại Hà Nội, phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng cũng có sự phân hóa rõ rệt theo khu vực. Các quận trung tâm như Hoàn Kiếm, Ba Đình, Hai Bà Trưng – nơi tập trung nhiều tòa nhà hạng A – thường có mức phí tương đương TP.HCM, khoảng 700.000 – 1.000.000 VNĐ/giờ. Tuy nhiên, tại các khu vực ngoài trung tâm như Cầu Giấy, Nam Từ Liêm hay Hà Đông, đặc biệt với các tòa nhà hạng B hoặc văn phòng trong khu phức hợp, mức phí này có thể thấp hơn nhiều, chỉ từ 300.000 – 500.000 VNĐ/giờ, hoặc miễn phí theo thời gian cố định.
Việc này tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng linh hoạt nhưng không đặt nặng yếu tố vị trí trung tâm, nhất là các startup, công ty công nghệ hoặc ngành dịch vụ đặc thù.
Chi phí làm ngoài giờ tại các quận trung tâm và ngoài trung tâm Hà Nội
Sự khác biệt về chính sách hỗ trợ từ chủ đầu tư tại hai thành phố
Một điểm đáng chú ý khi so sánh phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng giữa TP.HCM và Hà Nội chính là chính sách hỗ trợ từ chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý tòa nhà. Ở TP.HCM, xu hướng thị trường cạnh tranh hơn khiến nhiều tòa nhà sẵn sàng miễn hoặc giảm phí ngoài giờ nếu doanh nghiệp thuê diện tích lớn hoặc ký hợp đồng dài hạn. Ngoài ra, các tòa nhà hiện đại có hệ thống điều hòa tách riêng từng tầng hoặc từng khu vực giúp tiết kiệm điện năng, từ đó giảm chi phí cho bên thuê.
Ngược lại, tại Hà Nội, một số tòa nhà cũ vẫn sử dụng hệ thống kỹ thuật trung tâm, dẫn đến việc tính phí làm ngoài giờ theo diện rộng, gây khó khăn cho những doanh nghiệp chỉ cần sử dụng văn phòng một phần nhỏ ngoài giờ hành chính. Tuy nhiên, thị trường Hà Nội lại có lợi thế về mặt bằng giá thuê thấp hơn, giúp cân đối tổng chi phí dễ dàng hơn khi có phát sinh phí ngoài giờ.
Xem thêm bài viết:
Hướng dẫn cách xử lý chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn
Làm sao để kiểm soát chi phí và phí dịch vụ thuê văn phòng hiệu quả?
Cách thương lượng và kiểm soát phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng để tối ưu ngân sách vận hành
Đối với những doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng văn phòng ngoài khung giờ hành chính, việc kiểm soát tốt phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng là yếu tố quan trọng để tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Ngoài việc tìm hiểu trước biểu phí tại từng tòa nhà, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thương lượng hoặc chủ động áp dụng một số giải pháp linh hoạt nhằm tối ưu chi phí ngoài giờ mà vẫn đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Cách thương lượng và kiểm soát phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng để tối ưu ngân sách vận hành
Đưa điều khoản miễn phí ngoài giờ vào hợp đồng thuê
Một trong những cách hiệu quả nhất để giảm phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng là thương lượng điều khoản miễn phí ngoài giờ ngay từ khâu đàm phán hợp đồng. Nhiều tòa nhà, đặc biệt là trong giai đoạn cần lấp đầy diện tích hoặc đang cạnh tranh thị phần, sẵn sàng hỗ trợ miễn phí sử dụng văn phòng ngoài giờ trong khung nhất định – chẳng hạn miễn phí 2 giờ/ngày hoặc miễn cả cuối tuần.
Doanh nghiệp nên đưa điều khoản này vào văn bản chính thức, tránh chỉ dừng ở cam kết miệng, đồng thời quy định rõ giới hạn miễn phí và mức phí áp dụng nếu vượt khung hỗ trợ để tránh phát sinh tranh chấp sau này.
Tận dụng mô hình văn phòng linh hoạt để tối ưu chi phí ngoài giờ
Nếu doanh nghiệp thường xuyên làm việc ngoài giờ nhưng không cần duy trì toàn bộ không gian trong suốt thời gian đó, việc sử dụng các mô hình văn phòng linh hoạt như coworking space, văn phòng chia sẻ, hoặc thuê theo block thời gian là giải pháp rất đáng cân nhắc. Những mô hình này thường không tính phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng, hoặc đã gộp sẵn chi phí vào giá thuê.
Ngoài ra, nhiều văn phòng linh hoạt còn cung cấp gói thuê theo nhu cầu – chỉ tính phí cho thời gian sử dụng thực tế – giúp doanh nghiệp tối ưu đáng kể chi phí, đặc biệt phù hợp với nhóm startup, công ty công nghệ hoặc các team dự án ngắn hạn.
Thương lượng theo nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có khung giờ hoạt động và nhu cầu ngoài giờ khác nhau. Thay vì chấp nhận biểu phí cố định, hãy thương lượng phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng dựa trên thực tế sử dụng: ví dụ chỉ sử dụng 2 lần/tuần, không cần hệ thống điều hòa trung tâm mà chỉ bật điện chiếu sáng khu vực nhỏ, hoặc cam kết sử dụng không gian tầng riêng biệt.
Cách tiếp cận theo nhu cầu thực tế giúp tối ưu chi phí mà vẫn đáp ứng đủ điều kiện làm việc, đồng thời tạo cơ hội cho đơn vị cho thuê linh hoạt hơn trong việc hỗ trợ, thay vì áp dụng một mức phí cứng nhắc cho mọi khách thuê.
Kết luận
Phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng là một trong những yếu tố dễ bị bỏ qua nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí vận hành của doanh nghiệp, đặc biệt với những đơn vị thường xuyên làm việc ngoài khung giờ hành chính. Thực tế cho thấy, mức phí này có sự khác biệt đáng kể giữa TP.HCM và Hà Nội, giữa các phân khúc tòa nhà và chính sách từng chủ đầu tư.
Để kiểm soát tốt phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng, doanh nghiệp không nên chỉ tập trung vào giá thuê mặt bằng, mà cần chủ động thương lượng điều khoản rõ ràng ngay từ đầu hợp đồng, tận dụng chính sách hỗ trợ hợp lý, hoặc lựa chọn mô hình văn phòng linh hoạt để tối ưu chi phí. Khi được quản lý hiệu quả, đây sẽ không còn là “khoản phát sinh khó lường” mà trở thành phần chi phí có thể kiểm soát, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn trong dài hạn.
