Việc thuê văn phòng là một quyết định quan trọng ảnh hưởng đến chi phí, hiệu quả vận hành và hình ảnh doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp – đặc biệt là các startup, công ty nhỏ – thường rơi vào tình trạng “diện tích sử dụng không đúng như kỳ vọng”, do không nắm rõ cách tính diện tích văn phòng cho thuê.
Vậy có những loại diện tích nào? Công thức tính ra sao? Làm thế nào để kiểm tra và so sánh cho chính xác? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từng khía cạnh, từ lý thuyết đến thực tiễn.
Cách tính diện tích văn phòng chuẩn xác cho doanh nghiệp của bạn
Các loại diện tích thường gặp trong hợp đồng thuê văn phòng mà bạn cần hiểu rõ trước khi ký kết
Khi thuê văn phòng, nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm đến tổng diện tích được quảng cáo, nhưng lại không hiểu rõ diện tích nào mới là diện tích thực sự sử dụng được. Việc hiểu và phân biệt các loại diện tích như diện tích sử dụng, diện tích thông thủy và diện tích tim tường sẽ giúp bạn đàm phán hợp đồng hiệu quả hơn, tránh bị “hớ” về chi phí thuê so với không gian thực tế.
Diện tích sử dụng thực tế (usable area)
Đây là phần diện tích mà doanh nghiệp có thể thực sự sử dụng để bố trí bàn ghế, tủ hồ sơ, khu vực làm việc, tức là không bao gồm không gian chung như hành lang, WC, thang máy hay khu vực kỹ thuật.
Thông thường, diện tích sử dụng thực tế nhỏ hơn diện tích được ghi trên hợp đồng, vì phần diện tích đó có thể đã tính cả các không gian không phục vụ trực tiếp cho việc làm việc.
Ứng dụng thực tiễn: Bạn nên sử dụng diện tích này để tính toán số lượng chỗ ngồi phù hợp cho nhân sự, đảm bảo không gian thoải mái, thông thoáng, và đáp ứng nhu cầu vận hành thực tế.
Diện tích thông thủy (carpet area)
Diện tích thông thủy là phần diện tích được đo theo khoảng cách giữa các mép tường trong, không bao gồm tường, cột, hộp kỹ thuật. Tuy nhiên, nó vẫn bao gồm các không gian như WC bên trong nếu có, nên cần kiểm tra kỹ.
Thông thường, diện tích thông thủy khá gần với diện tích sử dụng thực tế, nên đây là con số bạn có thể tin cậy để tính toán hiệu quả không gian. Nhiều văn phòng cho thuê ngày nay cũng đang ưu tiên cung cấp diện tích tính theo thông thủy để đảm bảo sự minh bạch hơn cho khách thuê.
Diện tích tim tường (gross area)
Diện tích tim tường bao gồm toàn bộ diện tích tính từ tim các bức tường bao quanh không gian thuê, tức là cả phần tường, cột, hành lang, WC, thang máy, thậm chí đôi khi còn bao gồm cả diện tích khu vực chung của tòa nhà.
Đây là cách tính được nhiều chủ đầu tư sử dụng vì nó giúp họ đưa ra mức giá thuê thấp tính trên mỗi mét vuông, trong khi tổng chi phí thực tế mà bạn phải chi trả lại cao hơn nhiều do tính trên diện tích lớn hơn.
Xem thêm bài viết:
[Giải đáp] Văn phòng ảo có được đăng ký kinh doanh? Quy định pháp lý chi tiết
Kinh nghiệm thuê văn phòng phù hợp với quy mô doanh nghiệp
Cách tính diện tích văn phòng theo công thức thực tế áp dụng phổ biến trên thị trường hiện nay
Khi thuê văn phòng, bạn không chỉ nên nhìn vào con số tổng diện tích ghi trong hợp đồng, mà cần hiểu rõ diện tích đó được tính như thế nào và bao gồm những phần nào. Một trong những công thức được các chủ đầu tư và đơn vị quản lý tòa nhà thường áp dụng là tính cả diện tích sử dụng thực tế cộng thêm phần diện tích dùng chung được phân bổ theo tỷ lệ. Cách tính này giúp phân chia công bằng chi phí vận hành không gian chung, nhưng cũng có thể khiến giá thuê trên mỗi mét vuông bị đội lên đáng kể nếu bạn không nắm rõ.
Cách tính diện tích thuê văn phòng cho doanh nghiệp của bạn sao cho hợp lý nhất
Diện tích thuê = diện tích sử dụng + phần diện tích dùng chung (phân bổ)
Trong thực tế, chủ đầu tư thường tính thêm từ 5% đến 20% diện tích không gian chung vào tổng diện tích thuê để phản ánh chi phí bảo trì, sử dụng hành lang, thang máy, khu vệ sinh và sảnh tầng. Đây là phần diện tích mà các văn phòng trong cùng một tầng hoặc tòa nhà sử dụng chung, và mỗi đơn vị thuê sẽ gánh một phần tương ứng.
Công thức thường được áp dụng như sau:
Diện tích thuê = Diện tích thực tế + (Diện tích khu dùng chung x Tỷ lệ phân bổ)
Điều này đồng nghĩa rằng, ngay cả khi không gian bạn thực sự ngồi làm việc nhỏ hơn, bạn vẫn phải trả tiền cho phần diện tích dùng chung mà bạn được “hưởng lợi”. Vì vậy, khi đàm phán hợp đồng về cách tính diện tích văn phòng, bạn nên yêu cầu minh bạch về diện tích sử dụng thực tế và phần diện tích phân bổ để tính toán chi phí thuê hợp lý.
Ví dụ minh họa cụ thể cách tính diện tích văn phòng cho thuê
Giả sử bạn thuê một văn phòng nằm ở tầng 5 của tòa nhà, có diện tích sử dụng thực tế là 80m². Trên tầng này có tổng cộng 5 văn phòng, và tổng diện tích khu vực dùng chung (bao gồm hành lang, WC, khu chờ thang máy…) là 100m².
Theo nguyên tắc phân bổ đều, mỗi văn phòng sẽ gánh:
Tỷ lệ phân bổ = 100m² / 5 = 20m²
Do đó, diện tích được ghi trong hợp đồng và là cơ sở tính giá thuê sẽ là:
Diện tích thuê = 80m² + 20m² = 100m²
Nếu giá thuê được niêm yết là 400.000đ/m², bạn sẽ không chỉ trả cho phần 80m² sử dụng mà sẽ phải thanh toán:
100m² x 400.000đ = 40.000.000đ/tháng
Như vậy, chỉ cần khác biệt về cách tính 20m², chi phí hàng tháng đã thay đổi đáng kể. Đây chính là lý do vì sao bạn cần nắm chắc cách tính diện tích văn phòng cho thuê để có kế hoạch ngân sách chính xác và đàm phán hiệu quả hơn.
Những lưu ý quan trọng khi tính diện tích thuê để tránh hiểu lầm và thiệt hại chi phí
Việc nắm chắc cách tính diện tích thuê văn phòng không chỉ giúp bạn chọn được không gian phù hợp mà còn giúp kiểm soát tốt ngân sách và tránh các chi phí không minh bạch. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà bạn cần ghi nhớ trước khi đặt bút ký hợp đồng thuê.
Một số lưu ý quan trọng mà bạn cần ghi nhớ trước khi đặt bút ký hợp đồng thuê
Hỏi rõ cách tính từ phía chủ đầu tư hoặc người cho thuê
Đây là bước đầu tiên nhưng rất thường bị bỏ qua. Nhiều doanh nghiệp chỉ nghe mức giá thuê là bao nhiêu mà quên mất phải hỏi: “Giá này được áp dụng cho diện tích nào?” Là diện tích sử dụng thực tế hay đã bao gồm phần diện tích dùng chung?
Bạn nên yêu cầu người cho thuê cung cấp sơ đồ mặt bằng có đánh dấu rõ diện tích từng khu vực, bao gồm diện tích sàn sử dụng riêng, diện tích hành lang, thang máy, và các không gian chung khác nếu có. Điều này giúp bạn hình dung chính xác không gian mình đang trả tiền, và loại bỏ các yếu tố không rõ ràng.
So sánh giá thuê theo diện tích sử dụng thay vì diện tích tính tiền
Một lỗi phổ biến là so sánh giá thuê giữa các tòa nhà chỉ dựa trên đơn giá trên mỗi mét vuông, mà không tính đến cách diện tích được đo lường. Hai văn phòng cùng niêm yết giá 500.000đ/m² nhưng một nơi tính theo diện tích tim tường, một nơi tính theo diện tích sử dụng – thì tổng chi phí bạn phải trả có thể chênh lệch vài triệu đến hàng chục triệu đồng mỗi tháng.
Vì vậy, lời khuyên tốt nhất là: luôn so sánh giá thuê dựa trên diện tích sử dụng thực tế. Nếu cần, hãy tự tính lại tổng chi phí thuê theo công thức bạn đã biết để có quyết định chính xác hơn.
Kiểm tra lại các điều khoản liên quan đến diện tích trong hợp đồng trước khi ký
Dù được tư vấn rõ ràng từ đầu, nhưng khi đến bước ký hợp đồng, bạn vẫn cần kiểm tra kỹ lưỡng lại các thông tin liên quan đến diện tích và giá thuê. Trong hợp đồng cần ghi rõ:
Diện tích tính giá thuê là bao nhiêu mét vuông?
Mức giá thuê áp dụng cụ thể trên diện tích đó là bao nhiêu?
Các loại chi phí khác có liên quan như phí dịch vụ, VAT, phí gửi xe có được tính riêng hay đã bao gồm?
Đặc biệt, hãy tránh những điều khoản mơ hồ như “diện tích khoảng”, “ước lượng”, hoặc không có ghi chú rõ ràng. Những cụm từ này có thể gây rủi ro pháp lý hoặc phát sinh chi phí không lường trước trong quá trình sử dụng văn phòng.
Kinh nghiệm thực tế khi đi khảo sát văn phòng giúp bạn đánh giá chính xác và tránh bị thiệt thòi
Khảo sát thực tế là bước không thể thiếu trước khi quyết định ký hợp đồng thuê văn phòng. Dù bản vẽ và thông tin từ chủ đầu tư có đầy đủ, nhưng việc tận mắt kiểm tra không gian thực tế sẽ giúp bạn đánh giá đúng hơn về sự phù hợp cũng như các vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh. Dưới đây là hai kinh nghiệm thực tiễn được nhiều doanh nghiệp chia sẻ sau quá trình khảo sát.
Đo lại diện tích nếu có nghi ngờ về số liệu cung cấp
Mặc dù các tòa nhà thường cung cấp bản vẽ mặt bằng và thông số diện tích khá chi tiết, nhưng không phải lúc nào số liệu cũng chính xác tuyệt đối, đặc biệt khi diện tích tính tiền được tính theo nhiều cách khác nhau như tim tường, thông thủy, hoặc sử dụng thực tế.
Nếu bạn cảm thấy nghi ngờ về diện tích thực tế của văn phòng, hãy mang theo thiết bị đo khoảng cách bằng laser hoặc sử dụng ứng dụng đo lường trên điện thoại thông minh để đo sơ bộ. Sau đó, đối chiếu kết quả với bản vẽ mặt bằng do chủ tòa nhà cung cấp, từ đó xác định liệu diện tích tính giá thuê có bị đội lên bất hợp lý hay không. Điều này không chỉ giúp bạn đàm phán lại giá thuê nếu cần, mà còn là cơ sở để tránh tranh chấp sau này khi hợp đồng đã ký kết.
Kinh nghiệm thực tiễn được nhiều doanh nghiệp chia sẻ sau quá trình khảo sát
Ước lượng số chỗ ngồi phù hợp dựa trên diện tích sử dụng thực tế
Một trong những yếu tố then chốt khi thuê văn phòng là đảm bảo không gian phù hợp với số lượng nhân sự hiện tại và trong tương lai gần. Trung bình, mỗi nhân viên cần khoảng 4–6m², bao gồm cả không gian bàn làm việc, lối đi, và không khí lưu thông.
Tuy nhiên, khi tính diện tích, bạn cũng nên tách riêng các khu vực không phục vụ chỗ ngồi trực tiếp như phòng họp, kho lưu trữ, khu vực pantry hoặc nghỉ ngơi. Những không gian này thường chiếm diện tích đáng kể nhưng lại không ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng chỗ ngồi.
Nếu doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng trong vòng 1–2 năm tới, hãy tính dư thêm 10–20% diện tích sử dụng để không phải di dời hoặc sửa đổi không gian sau này. Đây là một kinh nghiệm thuê văn phòng thực tế rất quan trọng nhưng thường bị bỏ qua trong lần thuê đầu tiên.
Kết luận
Việc hiểu đúng cách tính diện tích văn phòng cho thuê là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về chi phí và đảm bảo không gian thực sự phù hợp với nhu cầu hoạt động. Đừng chỉ nhìn vào đơn giá mỗi mét vuông – hãy quan tâm xem diện tích đó được tính như thế nào, có bao gồm phần diện tích chung hay không, và bạn thực sự sử dụng được bao nhiêu.
Hãy chủ động đặt câu hỏi, yêu cầu bản vẽ mặt bằng, so sánh dựa trên diện tích sử dụng thực tế và đừng ngại thương lượng lại nếu nhận thấy có sự chênh lệch giữa diện tích được báo giá và không gian bạn thực sự cần.
Nếu bạn đang trong quá trình tìm kiếm văn phòng tại khu vực Quận 2 hoặc muốn được tư vấn cụ thể hơn về diện tích, chi phí và hợp đồng thuê, đội ngũ chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn với kiến thức thực tế và kinh nghiệm chuyên sâu.
