Việc chuyển đến một văn phòng mới đánh dấu bước phát triển quan trọng trong hành trình mở rộng hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra trơn tru, không phát sinh chi phí ngoài kế hoạch, các bên thuê cần nắm rõ từng khâu chuẩn bị. Một checklist cụ thể sẽ giúp bạn không bỏ sót bất kỳ công việc khi thuê văn phòng mới nào – từ khâu khảo sát, đàm phán, kiểm tra mặt bằng đến thủ tục bàn giao và hoàn thiện không gian.
Dưới đây là danh sách các bước quan trọng mà doanh nghiệp nên lưu ý khi tiến hành thuê văn phòng mới, đảm bảo việc vận hành được bắt đầu đúng tiến độ và hiệu quả.
Các công việc khi thuê văn phòng mới trước khi ký hợp đồng cần chuẩn bị kỹ để tránh phát sinh chi phí
Giai đoạn trước khi đặt bút ký hợp đồng là thời điểm quyết định sự thành công hay thất bại của quá trình thuê văn phòng. Nếu chuẩn bị không kỹ, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với chi phí ngoài dự kiến, điều kiện thuê bất lợi hoặc không gian không phù hợp với nhu cầu vận hành. Vì vậy, những công việc khi thuê văn phòng mới trong giai đoạn đầu này cần được thực hiện một cách cẩn trọng và bài bản.
Các công việc khi thuê văn phòng mới trước khi ký hợp đồng cần chuẩn bị kỹ để tránh phát sinh chi phí
Xác định nhu cầu sử dụng và ngân sách phù hợp
Trước khi bước vào thị trường thuê văn phòng, doanh nghiệp cần xác định rõ mình cần gì. Bao gồm diện tích mặt bằng, số lượng nhân sự dự kiến, phong cách làm việc (cố định, linh hoạt, kết hợp online), các tiện ích cần có (thang máy, lễ tân, phòng họp, bãi giữ xe…), và khu vực mong muốn. Đồng thời, cần đặt ra ngân sách thuê cụ thể, bao gồm cả chi phí thi công nội thất, phí dịch vụ, phí ngoài giờ…
Đây là một trong những công việc khi thuê văn phòng mới quan trọng nhất vì nó giúp định hình rõ phạm vi tìm kiếm và tránh bị chi phối bởi các lựa chọn không phù hợp ngân sách.
Tìm kiếm và khảo sát mặt bằng thực tế
Sau khi xác định nhu cầu, bước tiếp theo trong danh sách công việc khi thuê văn phòng mới là tìm kiếm mặt bằng phù hợp và khảo sát thực tế. Doanh nghiệp có thể thông qua các sàn giao dịch, đơn vị môi giới hoặc trang web chuyên biệt để tiếp cận danh sách tòa nhà đang cho thuê.
Khi khảo sát, cần chú ý đến hiện trạng mặt bằng, giao thông khu vực, tiện ích xung quanh, tính pháp lý của tòa nhà và các chi phí đi kèm. Không nên chỉ dựa vào hình ảnh hoặc lời giới thiệu mà bỏ qua việc đến xem trực tiếp, vì nhiều yếu tố ảnh hưởng đến trải nghiệm làm việc không thể hiện rõ trên giấy tờ.
Thương lượng giá thuê và các điều khoản hợp đồng quan trọng
Một trong những công việc khi thuê văn phòng mới có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành lâu dài là thương lượng hợp đồng. Bên thuê cần làm rõ các điều khoản như giá thuê, thời hạn thuê, phí dịch vụ, phí làm việc ngoài giờ, điều kiện sửa chữa – hoàn trả mặt bằng, gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng sớm.
Nếu không có kinh nghiệm, nên nhờ tư vấn từ đơn vị pháp lý hoặc môi giới để đảm bảo quyền lợi không bị thiệt thòi. Việc thương lượng tốt không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quá trình sử dụng văn phòng sau này.
Thương lượng giá thuê và các điều khoản hợp đồng quan trọng
Xem thêm bài viết:
Chi tiết quy trình khi thuê văn phòng giúp doanh nghiệp tối ưu lựa chọn
Những lỗi khi thuê văn phòng mà doanh nghiệp thường gặp
Công việc khi thuê văn phòng mới trong giai đoạn ký và nhận bàn giao cần được giám sát chặt để tránh sai sót
Sau khi hoàn tất quá trình khảo sát và thương lượng, giai đoạn ký hợp đồng và nhận bàn giao mặt bằng là bước tiếp theo trong danh sách công việc khi thuê văn phòng mới. Đây là thời điểm mang tính pháp lý và kỹ thuật cao, yêu cầu doanh nghiệp phải kiểm tra kỹ các tài liệu, hiện trạng và đảm bảo tiến độ thi công không bị gián đoạn. Nếu xử lý qua loa, bạn có thể gặp phải tình trạng sai lệch hiện trạng, chi phí phát sinh hoặc chậm tiến độ đưa vào sử dụng.
Kiểm tra pháp lý và hiện trạng mặt bằng
Một trong những công việc khi thuê văn phòng mới quan trọng nhất trong giai đoạn này là rà soát kỹ tính pháp lý của tòa nhà: Giấy chứng nhận quyền sở hữu, giấy phép kinh doanh tòa nhà, PCCC, và quyền cho thuê hợp pháp. Đồng thời, kiểm tra hiện trạng mặt bằng là bước không thể bỏ qua, giúp đối chiếu đúng cam kết giữa hai bên về trạng thái trần, sàn, hệ thống điện, điều hòa, ánh sáng… Doanh nghiệp nên ghi lại hình ảnh và lập bảng mô tả cụ thể để có căn cứ đối chiếu khi bàn giao lại sau thời gian thuê.
Một trong những công việc khi thuê văn phòng mới quan trọng nhất trong giai đoạn này là rà soát kỹ tính pháp lý của tòa nhà
Lập biên bản bàn giao và xác định các hạng mục bàn giao kèm theo
Khi mặt bằng đã sẵn sàng để bàn giao, cả hai bên cần phối hợp để lập biên bản ghi rõ hiện trạng, danh sách thiết bị (nếu có), các hạng mục sử dụng chung và riêng. Đây là một trong những công việc khi thuê văn phòng mới giúp bảo vệ quyền lợi pháp lý trong trường hợp có tranh chấp hoặc hư hỏng sau này.
Biên bản cần có chữ ký của cả đại diện chủ tòa nhà và bên thuê, kèm mốc thời gian bàn giao cụ thể, điều kiện sử dụng và ghi chú về thời điểm bắt đầu tính tiền thuê.
Lên kế hoạch thiết kế và thi công nội thất đúng tiến độ
Ngay sau khi nhận bàn giao, doanh nghiệp cần triển khai giai đoạn thiết kế và thi công nội thất. Trong danh sách công việc khi thuê văn phòng mới, đây là khâu chiếm nhiều thời gian và dễ phát sinh chi phí nhất nếu không có kế hoạch rõ ràng.
Hãy chọn đơn vị thiết kế uy tín, bám sát nhu cầu thực tế, đảm bảo các yếu tố như công năng, thẩm mỹ, ngân sách và tuân thủ quy định của tòa nhà (về tiếng ồn, thời gian thi công, hệ thống kỹ thuật…). Tiến độ cần được giám sát chặt chẽ để đảm bảo văn phòng được đưa vào vận hành đúng thời hạn đã lên kế hoạch.
Các bước chuẩn bị sau khi thuê văn phòng để sẵn sàng vận hành đúng tiến độ và không gián đoạn hoạt động
Sau khi hoàn tất thủ tục ký kết và bàn giao, doanh nghiệp bước vào giai đoạn hoàn thiện cuối cùng để đưa không gian văn phòng mới vào vận hành. Đây là bước không thể thiếu trong danh sách công việc khi thuê văn phòng mới, đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều bộ phận như hành chính, pháp lý, kỹ thuật và nhân sự. Chuẩn bị đầy đủ và đúng trình tự sẽ giúp doanh nghiệp bắt đầu công việc tại địa điểm mới một cách suôn sẻ, hạn chế tối đa rủi ro vận hành và sai sót pháp lý.
Các bước chuẩn bị sau khi thuê văn phòng để sẵn sàng vận hành đúng tiến độ và không gián đoạn hoạt động
Đăng ký tạm trú trụ sở doanh nghiệp và các thủ tục liên quan
Một trong những công việc khi thuê văn phòng mới bắt buộc là cập nhật thông tin trụ sở với cơ quan chức năng. Doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh, mã số thuế, tài khoản ngân hàng và các giấy phép liên quan (nếu có). Việc này không chỉ mang tính pháp lý mà còn đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch, kế toán và hoạt động đối ngoại. Ngoài ra, với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc thuộc lĩnh vực có điều kiện, cần kiểm tra kỹ yêu cầu pháp lý cụ thể trước khi triển khai thay đổi.
Lắp đặt hệ thống kỹ thuật, thiết bị văn phòng cần thiết
Bên cạnh nội thất, doanh nghiệp cần hoàn thiện các hạng mục kỹ thuật như hệ thống mạng, máy chủ, điện thoại nội bộ, camera an ninh, máy lạnh bổ sung (nếu cần), máy in – photocopy, máy chiếu… Đây là phần quan trọng trong danh sách công việc khi thuê văn phòng mới vì ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc của nhân sự ngay từ ngày đầu vận hành. Doanh nghiệp nên lên danh sách thiết bị theo từng phòng ban, dự phòng chi phí phát sinh và kiểm tra kỹ khả năng tích hợp với hạ tầng tòa nhà để không gặp lỗi kỹ thuật sau khi đưa vào sử dụng.
Thông báo thay đổi địa chỉ đến khách hàng và cơ quan chức năng
Một bước thường bị bỏ quên trong công việc khi thuê văn phòng mới là thông báo kịp thời về sự thay đổi địa chỉ đến khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và các cơ quan quản lý có liên quan. Doanh nghiệp có thể gửi email, cập nhật trên website, fanpage và hóa đơn chứng từ để tránh thất lạc thông tin, gây gián đoạn trong quá trình giao dịch. Đối với các tổ chức có hệ thống phân phối hoặc liên kết nhiều bên thứ ba, việc đồng bộ địa chỉ trên hợp đồng, hồ sơ pháp lý và hệ thống phần mềm cũng cần được thực hiện sớm, tránh mâu thuẫn dữ liệu về sau.
Kết luận
Việc chuyển đến một văn phòng mới không chỉ đơn giản là chọn một địa điểm, mà là một quá trình bao gồm nhiều bước cần lên kế hoạch rõ ràng và triển khai đúng thời điểm. Từ khảo sát, ký hợp đồng, bàn giao cho đến chuẩn bị đi vào vận hành, mỗi giai đoạn đều có những yêu cầu và rủi ro riêng. Nắm rõ công việc khi thuê văn phòng mới sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, kiểm soát chi phí hiệu quả và tránh những sai sót pháp lý không đáng có. Một checklist đầy đủ không chỉ giúp quá trình thuê trở nên mạch lạc hơn mà còn là nền tảng cho sự vận hành ổn định, chuyên nghiệp ngay từ những ngày đầu tại trụ sở mới.
